Quando introduzir dados no GnuCash, você deve tomar atenção á três níveis de organização no qual o GnuCash divide os seus dados: arquivos, contas e transações. Estes níveis diferem-se pelo seu nível de complexidade, onde um arquivo contém varias contas e uma conta contém várias transacções. Esta divisão é importante para se entender como usar o GnuCash.
Arquivos, contas e transacções
GnuCash usa arquivos para armazenar a informação. GnuCash provê três tipos de arquivos: arquivos de dados, arquivos de backup e arquivos de log.
O arquivo principal que você usará para armazenar os seus dados é o arquivo de dados. Provavelmente você precisará de apenas um arquivo de dados para os seus dados, mas o GnuCash vai automaticamente gravar uma cópia de segurança sempre que você gravar algum dado no seu arquivo de dados. GnuCash também provê arquivos de log, que podem ser usados para ajudar a reconstruir os dados. Arquivos de log e de backup serão analisados nos próximos artigos.
Uma conta é um lugar para você controlar o que você ganha, deve, gasta ou recebe. Embora você só tenha um arquivo de dados principal, este arquivo irá conter muitas contas. Você provavelmente já pensou que o dinheiro que você ganha ou gasta está em uma conta. Por exemplo, em algum ponto você abriu contas em algum banco, e o banco envia para você relatórios mensais mostrando quanto dinheiro você tem nestas contas. As contas de cartões de crédito também enviam relatórios mensais alertando sobre os valores que você deve as companhias de cartões de créditos, e as companhias de imobiliários podem mandar relatórios periódicos informando sobre quanto você continua devendo no seu empréstimo.
No GnuCash, as contas também são usadas para categorizar o dinheiro que você recebe ou gasta, embora estas não sejam contas físicas que recebem relatórios. Como provavelmente veremos nos próximos artigos, as contas de receitas são usadas para categorizar o dinheiro recebido( como um cheque de pagamentos), e contas de despesas são usadas para categorizar o dinheiro gasto(para pizza, para pagar uma conta,etc.). Estas contas funcionam do mesmo tipo que as categorias de outros programas financeiros, com algumas vantagens que serão discutidas nos próximos artigos.
Uma transação representa o movimento de dinheiro de uma conta para outra. Sempre que voê gasta ou recebe dinheiro, ou transfere dinheiro entre contas, isto é uma transação. No GnuCash, como veremos nos próximos artigos, uma transação sempre envolve pelo menos duas contas. Exemplos de transações são: Pagar uma conta, transferir dinheiro dos passivos para um cheque, comprar pizza,etc.
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